Estas Condiciones de Reserva se aplican a todas las expediciones ciclistas de varios días, tours personalizados y servicios de viaje relacionados organizados y operados por Cycloexplorer. Al completar una reserva y pagar un depósito, el cliente confirma que ha leído, comprendido y aceptado estas condiciones.

1. Alcance, reservas y confirmación

• Solicitud de reserva: Las reservas deben enviarse a través de nuestro sitio web oficial (cycloexplorer) o a través de socios autorizados.
• Información para viajeros: Los datos de todos los participantes deben coincidir con la información que figura en su pasaporte o documento de identidad oficial válido.
• Confirmación de reserva: La reserva solo se considera confirmada una vez que Cycloexplorer recibe el depósito inicial requerido y envía una confirmación de reserva por escrito a través de correo electrónico.
• Tamaño mínimo del grupo: Las expediciones programadas requieren un número mínimo de participantes para poder realizarse. Cycloexplorer confirmará las salidas de los grupos por escrito una vez alcanzado el mínimo requerido, con una antelación máxima de 60 días a la fecha de inicio. Si no se alcanza el número mínimo de participantes, Cycloexplorer notificará al cliente y le reembolsará el 100% de todos los pagos recibidos.

2. Condiciones de pago y moneda

• Depósito: Para asegurar tu plaza es necesario abonar un depósito del 30% del precio total del tour al hacer la reserva. Se reembolsa íntegramente si cancelas con 60 días o más de antelación o si el grupo no llega a confirmarse (ver apartado 3).
• Saldo final: El restante Saldo del 70% debe pagarse a más tardar el 60 días antes de la fecha de salida de la expedición.
• Reservas de última hora: Las reservas realizadas con menos de 60 días de antelación a la fecha de inicio requieren el pago inmediato del 100% del precio total del tour.
• Falta de pago: Si el saldo no se paga en la fecha de vencimiento, Cycloexplorer se reserva el derecho de considerar la reserva como cancelada por el cliente, reteniendo el depósito.
• Moneda de precios: Todas las tarifas oficiales se publican en euros (EUR) o coronas islandesas (ISK). Los precios mostrados en otras divisas son orientativos y están sujetos a los tipos de cambio vigentes. Cycloexplorer no se responsabiliza de las comisiones bancarias, los gastos de conversión de divisas ni las comisiones por transacción que pueda sufrir el cliente.
• Garantía de precio: Cycloexplorer garantiza las tarifas publicadas una vez abonado el depósito completo. Asumimos los incrementos por fluctuaciones cambiarias o costes operativos hasta un 8 %. Si los ajustes fiscales o los incrementos de costes externos superan el 8 %, Cycloexplorer se reserva el derecho de modificar las tarifas hasta 30 días antes de la salida, en cuyo caso el cliente podrá cancelar y recibir un reembolso completo sin penalización.

3. Cancelación y reprogramación por parte del cliente.

Todas las solicitudes de cancelación y reprogramación deben enviarse por escrito por correo electrónico a info@cycloexplorer.com. La fecha efectiva de cancelación es la fecha en que se recibe el correo electrónico.

Escala de reembolso por cancelación

• 60 días o más antes de la salida, o si el grupo no se confirma: cancelación gratuita, reembolso del 100% de todos los pagos realizados, incluido el depósito.
• Entre 31 y 59 días antes de la salida: se retiene el depósito del 30%; se reembolsa el resto de los pagos.
• 30 días o menos antes de la salida: se cobra el 100% del precio total del tour (sin reembolso), ya que los servicios están pagados a los proveedores y no son recuperables.

Política de reprogramación

• Los viajes pueden reprogramarse para otra fecha de salida dentro del mismo año calendario sin cargo alguno hasta 60 días antes de la salida, sujeto a disponibilidad.
• Si se pospone un viaje al año siguiente, la solicitud debe presentarse con al menos 90 días de antelación a la fecha de salida original. El cliente será responsable de cualquier diferencia de precio entre temporadas.
• Una vez reprogramada o transferida una reserva, todos los pagos realizados no son reembolsables. No se permiten cancelaciones posteriores ni segundas solicitudes de reprogramación.

4. Ajustes de itinerario y fuerza mayor

• Adaptabilidad de la ruta: El clima y el terreno de Islandia cambian rápidamente. Cycloexplorer, a través de sus guías principales y personal operativo, se reserva el derecho de modificar itinerarios, cambiar etapas diarias, ajustar rutas o modificar las estancias en hoteles programadas debido a alertas meteorológicas, actividad volcánica o sísmica, niveles de ríos, cierres de carreteras por parte de las autoridades (Vegagerðin / SafeTravel) o por motivos de seguridad del grupo.
• Autoridad guía: La decisión del guía sobre la seguridad de la ruta, el cruce de ríos y los protocolos para condiciones climáticas adversas es definitiva. Las modificaciones realizadas para la seguridad y el bienestar del grupo no dan derecho a reembolsos ni compensaciones.
• Cancelación por Cycloexplorer: Si Cycloexplorer debe cancelar una expedición antes de la salida debido a condiciones climáticas adversas, riesgos para la seguridad o eventos de fuerza mayor que imposibiliten la realización de todo el recorrido, el cliente recibirá un reembolso del 100% de los pagos realizados a Cycloexplorer.
• Costes excluidos: Cycloexplorer no se hace responsable de los gastos externos no reembolsables en los que incurra el viajero, incluidos los vuelos internacionales, las noches de hotel personales fuera del itinerario, la compra de equipo o el seguro de viaje.

5. Requisitos de seguro obligatorio

• Póliza de seguros: Es obligatorio contar con un seguro médico y de viaje internacional completo para todos los participantes en cualquier expedición de Cycloexplorer.
• Coberturas requeridas: La póliza debe cubrir explícitamente el ciclismo de aventura/rutas por caminos de grava, los gastos médicos de emergencia, los servicios de búsqueda y rescate (incluida la evacuación en helicóptero) y la repatriación de restos mortales.
• Cobertura de cancelación recomendada: Se recomienda encarecidamente a los clientes que contraten una póliza de seguro de viaje con cobertura de cancelación por cualquier motivo (CFAR, por sus siglas en inglés) para cubrir emergencias personales, interrupciones de vuelos o enfermedades antes de la salida.
• Cycloexplorer se reserva el derecho de comprobar el comprobante de seguro antes del inicio del tour y podrá denegar la participación sin reembolso si no se demuestra una cobertura adecuada.

6. Bicicletas, equipamiento y aptitud física

• Preparación física: Los participantes son responsables de revisar la dificultad técnica, el kilometraje diario y el perfil de elevación del itinerario elegido. Los clientes deben tener un nivel adecuado de condición física y destreza para transitar por terrenos de grava y mixtos.
• Despido del cliente por motivos de seguridad: Si la condición física, el comportamiento al pedalear, el estado de salud o la falta del equipo técnico obligatorio de un participante suponen un peligro para sí mismo o perturban significativamente al grupo, el guía principal podrá excluirlo de las etapas de ciclismo a su cargo. En tales casos, el cliente viajará en el vehículo de apoyo 4×4 siempre que sea posible.
• Alquiler de bicicletas: Cuando se alquilan bicicletas de gravel o eléctricas a través de Cycloexplorer, el cliente es responsable del cuidado adecuado y del uso seguro. El cliente es responsable de los daños, pérdidas o robos causados ​​por negligencia. El desgaste normal está cubierto.
• Bicicletas personales: Los clientes que traigan sus propias bicicletas deberán llegar con la bicicleta completamente ensamblada, revisada mecánicamente y equipada con neumáticos adecuados para los caminos de grava islandeses. El vehículo de apoyo 4×4 lleva herramientas estándar, bombas y repuestos para reparaciones en el terreno, pero Cycloexplorer no se responsabiliza de fallas mecánicas preexistentes ni de la sustitución de piezas patentadas.

7. Logística de alojamiento y apoyo

• Hoteles y alojamientos: Las expediciones incluyen alojamiento en hoteles, casas de huéspedes y albergues establecidos, según se detalla en cada itinerario. En casos excepcionales de escasez de habitaciones o cierres de propiedades por fuerza mayor, Cycloexplorer ofrecerá alojamientos equivalentes de categoría similar.
• Servicios no utilizados: No se emitirán reembolsos ni créditos por noches de hotel, comidas o servicios no utilizados si un cliente decide abandonar el tour antes de tiempo o saltarse etapas de la ruta.

8. Limitación de responsabilidad

• Practicar ciclismo en Islandia conlleva riesgos inherentes, como terrenos accidentados, descensos pronunciados, cruces de ríos, condiciones climáticas impredecibles y desplazamientos por zonas remotas. Los participantes reconocen y asumen voluntariamente estos riesgos.
• Cycloexplorer, sus guías, conductores y socios no serán responsables por lesiones personales, enfermedades, daños al equipaje, cancelaciones de vuelos o pérdida de bienes que resulten de accidentes, actos de terceros, negligencia de los participantes, encuentros con la vida silvestre o eventos de fuerza mayor.

9. Comunicado de prensa y marketing

• Cycloexplorer se reserva el derecho de tomar fotografías y grabar vídeos durante las expediciones con fines editoriales, para redes sociales y promocionales.
• Los participantes otorgan a Cycloexplorer una licencia mundial, libre de regalías y perpetua para utilizar los medios audiovisuales de las rutas en los que puedan aparecer.
• Derecho de exclusión voluntaria: Los participantes que prefieran no aparecer en materiales de marketing públicos deberán notificarlo por escrito a Cycloexplorer antes de la fecha de salida. Cycloexplorer respetará todas las solicitudes de privacidad por escrito.

10. Quejas, Ley Aplicable y Jurisdicción

• Aviso inmediato: Cualquier insatisfacción o problema operativo debe comunicarse de inmediato al guía principal o al equipo operativo local para que se pueda resolver durante el viaje.
• Reclamaciones formales: Las quejas formales deben presentarse por escrito a info@cycloexplorer.com dentro de los 14 días posteriores a la fecha de finalización de la expedición.
• Ley aplicable: Estos términos y condiciones se rigen e interpretan de conformidad con las leyes aplicables a las operaciones de viajes combinados. Cualquier disputa que no pueda resolverse amistosamente estará sujeta a la jurisdicción exclusiva de los tribunales competentes.